Gjennomføring av generalforsamling
Generalforsamlinga er øvste myndigheit i selskapet. Ordinær generalforsamling skal haldast innan seks månader etter utgangen av kvart rekneskapsår.
Innkallinga
Det er eit samla styre som kallar inn til generalforsamling ved å vende seg skriftleg til alle aksjeeigarane. Innkallinga skal:
- Vise tid og stad for møtet.
- Vere send seinast ei veke før møtet skal haldast, om ikkje vedtektene set ein lengre frist.
- Vise sakene som skal behandlast på generalforsamlinga.
- Innehalde opplysningar om forslag til endring av vedtektene dersom dette er sett opp som sak.
Styret skal kalle inn til generalforsamling og utarbeider forslag til dagsorden i samsvar med det som er bestemt i lova og i vedtektene. Innkallinga skal sendast ut av styret seinast ei veke før generalforsamlinga, eventuelle vedlegg til innkallinga må også vere tilgjengelege for aksjonærane seinast ei veke før generalforsamlinga slik at dei har tid til å setje seg tilstrekkeleg inn i saka før ho skal behandlast.
Eksempel på innkalling til generalforsamling
Brønnøysundregistera – generalforsamling i aksjeselskap
Aksjelova om generalforsamlinga
Aksjeeigaren sine rettar til å fremje saker til generalforsamling
Ein aksjeeigar har rett til å få behandla spørsmål på generalforsamlinga. Spørsmålet skal meldast skriftleg til styret forut for innkallinga til generalforsamlinga blir send ut til aksjonærane. Ønskjer ein aksjonær å ta opp ei sak utanfor dagsordenen så krev dette samtykke frå alle aksjeeigarane, også dei som ikkje har møtt på generalforsamlinga.
Kva for saker skal behandlast i generalforsamlinga?
Den ordinære generalforsamlinga skal alltid godkjenne årsrekneskapen, og bestemme om det skal utbetalast utbyte til aksjonærane. Det er styret som foreslår kor mykje som skal utbetalast i utbyte, og generalforsamlinga som vedtek utbetalinga.
Endringar i aksjekapitalen, fusjon, fisjon, vedtektsendringar og val av styremedlemar er andre eksempel på saker som skal behandlast av generalforsamlinga når dette er aktuelt.
Aksjelova om møta i generalforsamlinga
Brønnøysundregistera om aksjekapital
Brønnøysundregistera om fusjon og fisjon
Godkjend årsrekneskap skal sendast til Brønnøysundregistera innan 31. juli kvart år.
Brønnøysundregistera om innsending av årsrekneskap
Brønnøysundregistera om innsending av årsrekneskap første gong
Rekneskapslova om årsrekneskap og årsmelding
Den praktiske gjennomføringa
Normalt vert generalforsamling gjennomført ved at aksjonærane fysisk deltek på møtet. Ønskjer ein aksjonær å delta ved hjelp av eit elektronisk hjelpemiddel så kan ikkje styret nekte aksjonæren dette utan sakleg grunn.
Digitale møte er i dag jambyrdig med fysiske møte. Det normale med digitale møte er å bruke ulike løysingar for telefon, videomøte eller ein app for digitale møte. Det skal leggjast til rette for samtidig deltaking og moglegheit for dialog mellom deltakarane. Skal ei generalforsamling gjennomførast digitalt må ein ha tryggande moglegheiter til å kontrollere deltakarane, røystinga og ha moglegheit til å autentisere den som avgir stemme.
Det er styreleiaren eller den styret har peika ut, som opnar generalforsamlinga. Generalforsamlinga skal velje ein møteleiar, men vedtektene kan ha fastsett kven som skal vere møteleiar.
Den som opnar møtet skal før første avstemming opprette ei liste over dei aksjeeigarane som har møtt, anten sjølv eller ved fullmektig. Lista skal vise kor mange aksjar og stemmer kvar av dei representerer.
Det er ikkje noko minimumskrav til kor mange aksjeeigarar som skal vere til stades for at generalforsamlinga skal vere vedtaksfør.
Hovudregelen ved stemmegjeving er at kvar aksje gjev ei stemme. Det betyr at aksjonærane gjev stemmer etter kor mange aksjar dei har. Utgangspunktet er at generalforsamlinga vedtek med simpelt fleirtal, altså meir enn halvparten av dei avgjevne stemmene. Er det stemmelikskap for eksempel 50-50, vil møteleiaren si stemmegjeving avgjere saka.
Ulike vedtak har ulike krav til kva for fleirtal som krevst og er nærmare forklara i aksjelova kap. 5. For eksempel krev vedtektsendringar kvalifisert fleirtal, det vil seie meir enn to tredjedels fleirtal av dei avgjevne stemmene.
Aksjelova om generalforsamlinga
Protokollen
Det skal førast protokoll frå generalforsamlinga og han skal skrivast under av minimum to personar, der den eine underskrifta skal vere av møteleiar. Er det berre ein aksjonær i selskapet er det tilstrekkeleg at han eller ho underskriv protokollen.
Aksjelova om generalforsamlingsprotokoll
Ugyldige vedtak
Dersom ein aksjeeigar, styremedlem eller dagleg leiar meiner at eit vedtak i generalforsamlinga er gjort på ulovleg måte eller er i strid med vedtektene til selskapet, kan ein gå til sak mot selskapet og få dom på at generalforsamlinga sitt vedtak er ugyldig. Eit fleirtal av dei tilsette eller ei fagforeining som representerer 2/3 fleirtal av dei tilsette kan også gå til sak mot ulovlege vedtak. Det kan i utgangspunktet ikkje gå meir enn 3 månader etter eit vedtak er teke til det må reisast sak for tingretten.
Aksjelova om frist for å reise søksmål
Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling vert kalla inn og gjennomført på same måte som ei ordinær generalforsamling. Styret kan bestemme at det skal haldast ekstraordinær generalforsamling. I tillegg kan revisoren til selskapet og aksjonær(ane) i selskapet krevje møte. Revisoren og aksjonærane set fram krav til styret, og det er styret sitt ansvar at møtet vert halde.
Eksempel på protokoll ekstraordinær generalforsamling (kapitalforhøging)
Forenkla generalforsamling
For å kunne halde forenkla generalforsamling må alle aksjeeigarane samtykkje til dette og ha ei moglegheit til å ta del i behandlinga av saka (sakene) på ein eigna måte. Ei forenkla generalforsamling kan haldast utan fysisk møte, medrekna ved hjelp av elektroniske hjelpemiddel.
