Hovedinnhold
Skriv ut

Hva skal stå på salgsdokumentene?

Den delen av forretningsdokumentene som er knyttet til omsetning av varer og tjenester, kalles salgsdokumenter. Det dreier seg om fakturaer, notaer, regninger, kvitteringer som selgeren utsteder, sluttsedler og avregningssedler. Bokføringsloven stiller strenge krav til hvordan et slikt dokument skal se ut.

Dette er minimumskravene til innhold i salgsdokumentene dine:

  • Dokumentasjonsdato
  • Nummer som tildeles maskinelt eller er forhåndstrykt
  • Selgers navn og organisasjonsnummer, ev. etterfulgt av bokstavene MVA dersom virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
  • Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer (her er det en del unntak når det gjelder kontantsalg)
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
  • Kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet
  • Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
  • Vederlag og betalingsforfall
  • Eventuell merverdiavgift og andre avgifter. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

For aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og filialer av utenlandske selskaper må ordet "Foretaksregisteret" framgå av salgsdokumentasjonen.

Er du registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal MVA skrives etter organisasjonsnummeret. 

Hvis noen av varene/tjenestene er avgiftsfrie etter unntaksregler i mva-loven eller kommer utenfor mva-loven, skal hver av disse kategoriene angis og summeres for seg i salgsdokumentet. Også ytelser med ulik mva-sats skal framgå hver for seg.

Ved kontant betaling til detaljist behøver ikke selgeren angi kjøper i salgsdokumentet hvis verdien er under 40 000 kroner. Hvis varen/tjenesten skal selges videre eller inngå direkte i kjøperens vare- eller tjenesteleveranser, skal kjøper være angitt i salgsdokumentet uansett pris.

Hvis du er en bokføringspliktig kjøper, må du selv sørge for at dokumentasjonskravene er oppfylt, og be om at virksomhetens navn blir angitt på ditt dokument (kjøpsdokumentet) hvis kontantbeløpet er på 1 000 kroner eller mer inkl. mva. Du må også selv, uansett beløp, påføre formålet med kjøpet eller bruksområdet for varene eller tjenestene når kjøpers navn ikke er angitt.

I den utstrekning nødvendig informasjon ikke fremgår av salgsfakturaen, for eksempel ved at fakturaen henviser til varespesifikasjon i underdokumentasjon som avtaler, pakksedler, ordresedler, følgeskriv e.l., må denne underdokumentasjonen heftes ved fakturaen. Eventuelt at det er en gjensidig henvisning mellom fakturaen og underdokumentasjonen. En faktura skal utstedes i minst to eksemplarer, hvor det ene skal oppbevares av selger. 

Salgsdokumentasjonen skal oppbevares hos både selger og kjøper i minst 10 år.

Fakturering til statlig virksomhet

I avtaler som inngås etter 1. juli 2012 krever statlige virksomheter at deres leverandører sender faktura, kreditnota og purringer elektronisk. Dokumentene må være i samsvar med standarden "Elektronisk handelsformat" (EHF).

En elektronisk faktura er en faktura som sendes som en fil fra fakturautsteder til mottaker. Filen skal kunne importeres direkte i fakturamottakers økonomisystem og behandles maskinelt. Et PDF-dokument er ikke en elektronisk faktura.

For virksomheter som ikke har et fakturasystem som støtter EHF-standarden, finnes det ulike webfakturaportaler som leverer løsninger som tilfredsstiller standarden.

Siste endring på denne siden: 22.01.2014

Del på: