Hovedinnhold
Skriv ut

Oppbevaring av regnskapsmateriale

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll. Det stilles ingen formatkrav til oppbevaringsmedium. Hvis regnskapsmaterialet er oppbevart elektronisk, må du ha en sikkerhetskopi som oppbevares atskilt fra originalen. Det skal foreligge en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares.

Regnskapsmateriale som originalt er på papir og som overføres til elektronisk medium,
skal oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi.

Elektronisk regnskapsmateriale skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. All papirdokumentasjon kan dermed kastes etter at dokumentasjonen er skannet og det er tatt sikkerhetskopi.

Følgende må oppbevares i 5 år (primærdokumentasjon):

  • Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
  • Bokføringsspesifikasjon (bokføringsjournal)
  • Kontospesifikasjon (hovedbok)
  • Kundespesifikasjon (kundereskontro)
  • Leverandørspesifikasjon (leverandørreskontro)
  • Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
  • Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
  • Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte
  • Spesifikasjon av merverdiavgift
  • Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
  • Spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap
  • Dokumentasjon av bokførte opplysninger (for eksempel fakturaer, kassaruller og betalingsbilag)
  • Dokumentasjon av slettede bilag
  • Dokumentasjon av kontrollsporet
  • Nummererte brev fra revisor
  • Dokumentasjon av balansen (for eksempel kontoutdrag fra bank, kassetelling, varetellingslister)

Noen bransjer og transaksjoner er imidlertid pålagt lengre oppbevaringstid gjennom særregler og særlovgivning. Prosjektregnskap i bygge- og anleggsvirksomheter og bankers kunde- og leverandørspesifikasjoner må f.eks. oppbevares i ti år.

Følgende må oppbevares i 3,5 år (sekundærdokumentasjon):

  • Avtaler, med unntak av avtaler av mindre betydning
  • Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon
  • Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte
  • Prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov eller forskrift

Papirbasert regnskapsmateriale må oppbevares i Norge.

Elektronisk regnskapsmateriale kan, på visse vilkår, oppbevares i ett av de andre nordiske landene. Hvis elektronisk regnskapsmateriale skal oppbevares utenfor Norden, må det søkes dispensasjon hos Skattedirektoratet. Elektronisk regnskapsmateriale som oppbevares utenfor Norge, må være tilgjengelig fra terminal eller lignende i Norge.

Settes oppbevaringen bort til andre, er det den bokføringspliktige som er ansvarlig for at oppbevaringen skjer etter bokføringsregelverket.

Siste endring på denne siden: 04.05.2016

Del på: