Sykefravær og sykepenger
Som arbeidsgiver har du ansvar for å følge opp sykmeldte og forebygge sykefravær. Når arbeidstakeren blir syk, har både arbeidstakeren og du som arbeidsgiver et ansvar.
Melding om sykefravær
Arbeidstaker må varsle arbeidsgiver så snart som mulig ved sykefravær. Plikten til å betale sykepenger begynner den dagen du har fått beskjed om fraværet, med mindre arbeidstaker har vært forhindret fra å melde fra.
NAV om ulike former for sykmelding
Når må du betale sykepenger
Som arbeidsgiver må du betale sykepenger i et tidsrom på inntil 16 kalenderdager (arbeidsgiverperioden). Alle dager telles med, ikke bare dager arbeidstakeren skulle vært på jobb. Arbeidsgiverperioden regnes fra og med første hele sykefraværsdag. Arbeidstakeren må ha jobbet hos deg i minst fire uker for å ha rett til sykepenger fra deg.
Dersom en ansatt blir syk på nytt når det har gått mindre enn 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, skal dette regnes med i samme arbeidsgiverperiode. Hvis det har gått mer enn 16 kalenderdager siden arbeidstakeren kom tilbake i jobb, vil du ha plikt til å betale sykepenger for en ny arbeidsgiverperiode ved nytt fravær.
Hvis det er bestemt i arbeidsavtale eller tariffavtale at arbeidsgiveren skal betale full lønn under sykdom, løper vanlige lønnsutbetalinger under sykefravær. Som arbeidsgiver kan du imidlertid kreve sykepengene refundert fra NAV. Du vil ikke få refusjon for utbetalinger som overstiger seks ganger folketrygdens grunnbeløp (6 G).
NAV om sykepenger til arbeidstakere
Folketrygdloven om generelle regler for rett til sykepenger
Egenmelding
Egenmelding innebærer at en ansatt melder fra om arbeidsuførhet på grunn av sykdom eller skade, uten å legge frem legeerklæring. For å kunne benytte egenmelding må arbeidstakeren ha arbeidet hos deg i minst to måneder. Ved fravær ut over tre kalenderdager kan arbeidsgiver kreve sykmelding (hvis første fraværsdag er en fredag, og arbeidstaker fortsatt er syk på mandag, er mandag fjerde kalenderdag av sykefraværet, og det kan derfor kreves sykmelding fra og med mandag). Hvis arbeidstakeren blir syk igjen og leverer ny egenmelding før det har gått 16 kalenderdager, løper samme arbeidsgiverperiode videre. Du kan bestemme at retten til å bruke egenmelding skal være begrenset til fire ganger i løpet av en 12-månedersperiode. Det er her uten betydning om fraværet er en, to eller tre dager. Arbeidsgiver kan innenfor arbeidsgiverperioden gi arbeidstakerne rett til å bruke egenmelding ut over tre kalenderdager, og har plikt til å drøfte med de tillitsvalgte om det skal gis utvidet rett til å bruke egenmelding.
Folketrygdloven om egenmelding
Utvidet egenmelding
Arbeidsgiver kan gi arbeidstakerne rett til å benytte egenmelding ut over retten som følger av folketrygdloven. Ansatte i IA-virksomheter (virksomhet som har forpliktet seg til IA-avtalen om inkluderende arbeidsliv) hadde frem til 1. januar 2019 rett til egenmeldt sykefravær på inntil åtte dager per sykdomstilfelle, totalt 24 dager per år. IA-avtalen som gjelder fra 2019 og ut 2024 oppfordrer alle virksomheter til å vurdere ordningen med utvidet egenmelding.
NAV - om inkluderende arbeidsliv (IA)
Tap av retten til å benytte egenmelding
Som arbeidsgiver kan du frata en arbeidstaker retten til å få sykepenger på grunnlag av egenmelding dersom han/hun i løpet av tolv måneder har hatt minst fire fravær uten å legge frem legeerklæring, eller du som arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom. Før du fratar arbeidstakeren denne retten skal han/hun gis anledning til å uttale seg. En beslutning om å frata arbeidstakeren retten til å bruke egenmelding skal vurderes på nytt etter seks måneder.
Folketrygdloven om tap av retten til å benytte egenmelding
NAV - rundskriv om tap av retten til å benytte egenmelding
NAV - om inkluderende arbeidsliv (IA)
Sykmelding
Sykmelding kan utstedes av lege, tannlege, kiropraktor eller manuellterapeut. Det finnes ulike former for sykmelding. Ved gradert sykmelding (kan ikke være lavere enn 20 prosent) kan kontakten med arbeidsplassen opprettholdes samtidig som du drar nytte av restarbeidsevnen. Tidsrom med graderte sykepenger regnes med i den totale lengden på sykepengeperioden. Dette betyr at man vil forbruke samme antall sykepengedager ved eksempelvis én måned gradert sykmelding som ved én måned med 100 prosent sykmelding.
Avventende sykmelding
Avventende sykmelding er en beskjed til arbeidsgiveren om at sykmelding kan unngås dersom arbeidet tilrettelegges. Hvis tilrettelegging ikke er mulig og den ansatte blir helt borte fra jobben, endrer legen den avventende sykmeldingen til en ordinær sykmelding. Sykmeldingen gjelder da fra startdatoen for avventende sykmelding.
Digital sykmelding og oppfølgingsplan
Alle sykmeldte arbeidstakere kan motta og sende sykmeldingen og søknad om sykepenger elektronisk til arbeidsgiveren sin. Etter sykmelding får arbeidstakeren et varsel på SMS eller e-post med oppfordring om å logge seg inn på nav.no. Her kan han/hun se sykmeldingen og sende den til deg. Du vil motta sykmeldingen i innboksen i Altinn. Samtidig kan du som arbeidsgiver sende NAV informasjon om hvem som er nærmeste leder med personalansvar for den sykmeldte. Da får lederen tilgang til en egen side med oversikt over sykmeldingene og informasjon om oppfølgingen.
NAV om digital sykmelding - informasjon til arbeidsgivere
NAV - slik følger du opp sykmeldte
Beregning av sykepengegrunnlaget
Sykepenger skal kompensere for bortfall av arbeidsinntekt under sykdom eller skade. Sykepengegrunnlaget er inntekten sykepengene skal regnes ut etter. Sykepengegrunnlaget fastsettes etter en beregnet månedsinntekt for en bestemt periode (normalt de tre siste kalendermånedene før sykefraværet). Lønnsinntekt og andre godtgjørelser som er et resultat av arbeidstakerens arbeidsinnsats tas med. Det samme gjelder tillegg for ubekvem arbeidstid og ulempetillegg for spesielle arbeidsforhold. Derimot ikke særgodtgjørelser som bilgodtgjørelse.
Det beregnes ikke sykepenger for en årsinntekt som overstiger seks ganger grunnbeløpet i folketrygden (6 G).
Arbeidstakere med en årsinntekt lavere enn ½ G (for tiden 59 310 kroner i året) har ikke rett til sykepenger fra NAV. Beregningen du legger til grunn for å utbetale sykepenger fra bedriften er den samme som du melder inn på inntektsopplysningsskjemaet til NAV. Når NAV skal ta over ansvaret, kan flere forhold bli tatt i betraktning. For nyansatte kan det for eksempel være aktuelt å ta hensyn til tidligere inntekter.
Forskuttering og refusjon av sykepenger ut over arbeidsgiverperioden
En arbeidsgiver som betaler ut lønn/sykepenger utover arbeidsgiverperioden på 16 dager, kan kreve refusjon fra NAV. NAV refunderer ikke lønn over seks ganger folketrygdens grunnbeløp (6 G). Eventuelt pålegg om forskuttering av sykepenger må være avtalt i arbeids- eller tariffavtale.
Hvis du ikke forskutterer sykepenger ut over arbeidsgiverperioden, betaler NAV disse ytelsene direkte til arbeidstakeren. Ytelsene beregnes på samme måte som sykepenger. NAV refunderer feriepenger for inntil 48 sykmeldingsdager. Hvis du har betalt sykepenger ut over arbeidsgiverperioden må du søke om refusjon innen tre måneder for ikke å miste retten til refusjon.
NAV – refusjon av sykepenger når du forskutterer ut over arbeidsgiverperioden
Inntektsopplysninger til NAV
Før NAV kan ta over sykepengeansvaret og betale sykepenger til arbeidsgiveren eller direkte til den sykmeldte, må arbeidsgiveren sende inn skjemaet om inntektsopplysninger til NAV.
Altinn - inntektsmelding til NAV
Frivillig forsikring mot ansvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden for små bedrifter
Som arbeidsgiver kan du forsikre deg mot ansvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden (arbeidsgiverperioden er normalt de første 16 sykedagene). Det er et vilkår at de samlede lønnsutbetalingene i foregående år ikke var høyere enn 40 G (grunnbeløpet).
For å søke om dette fyller du ut skjemaet "Forsikring mot ansvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden for små bedrifter".
NAV - frivillig forsikring mot ansvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden for små bedrifter
Refusjon av sykepenger ved fravær de første 16 dagene
I enkelte tilfeller får bedriften refusjon (men må forskuttere sykepengene) også for fravær innenfor de første 16 dagene:
- Hvis NAV har innvilget fritak fordi arbeidstakeren har en langvarig eller kronisk sykdom
- Hvis arbeidstakeren er sykmeldt på grunn av en svangerskapsrelatert sykdom og NAV har innvilget fritak for arbeidsgiverperioden
- Etter tre fraværsdager i små bedrifter der de samlede lønnsutbetalingene forrige år ikke var høyere enn 40 G, og som har forsikret seg mot sykepengeansvaret i arbeidsgiverperioden
Som arbeidsgiver har du ikke sykepengeansvar når det er mindre enn fire uker siden arbeidsforholdet startet.
Spørsmål om sykmelding
NAV svarer på spørsmål om sykmelding, refusjon av sykepenger og oppfølging av sykmeldte.
