Regnskapet

De aller fleste som driver bedrift må føre et regnskap. Regnskapet danner grunnlaget for de fleste lovpålagte oppgaver som du skal levere til myndighetene. Det er derfor viktig å ha gode rutiner helt fra starten av. Et ajourholdt regnskap er også et av dine viktigste styringsverktøy.


Noen personlig næringsdrivende kan slippe å føre et regnskap. Dette gjelder i hovedsak de som har under 50 000 kroner i inntekt i året og ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Gjelder dette for deg må du likevel dokumentere alle inntektene og kostnadene og oppbevare dette etter bokføringsreglene.

Føring av regnskapet

Du kan føre regnskapet selv, men har du ikke kjennskap til regelverket bør du vurdere å få en regnskapsfører til å føre regnskapet for deg. Eventuelt kan du få en regnskapsfører til å hjelpe deg i en startfase.

I Norge er regnskapsregelverket delt i to. En bedrift er enten kun bokføringspliktig, eller bokførings- og regnskapspliktig.

De fleste enkeltpersonforetak er kun bokføringspliktige. Alle aksjeselskaper er i tillegg regnskapspliktige. Forenklet betyr dette at de som er regnskapspliktige må sende inn årsregnskap til Regnskapsregisteret, i tillegg til skattemelding og næringsoppgave til Skatteetaten.

Kontorarbeid og regnskapsføring – tips og råd

 

Ikke bland bedriftens økonomi med privat økonomi

Opprett egen bankkonto for bedriften. Betal alle utgifter i næringen med midler fra bedriften. Et systematisk skille mellom privatøkonomi og bedriftens økonomi er viktig. Det kan være både kostbart og tidkrevende i etterkant å rydde opp i en økonomi der bedriftens økonomi og privatøkonomien er blandet sammen.

Regnskapssystem

Velger du å føre regnskapet selv er noe av det første du må ta stilling til valg av regnskapssystem. Det er krav om at et regnskapssystem må være systematisk og oversiktlig. Det skal blant annet være bygd opp på en måte som gjør at du kan kjøre ut rapporter som du er pliktig til å sende til myndighetene.

For noen få hundrelapper i måneden får du i dag tilgang til gode web-baserte regnskapsprogrammer med mye innebygget hjelp og automatiserte føringer. Mange systemer bygges opp rundt ulike moduler slik at du ikke betaler for mer enn du trenger. Uten ansatte trenger du for eksempel ikke funksjoner for å kjøre lønn.  Søk på nettet og ta gjerne kontakt med ulike leverandører før du bestemmer deg.

Hvis bedriften din har færre enn 600 bilag i året har du lov til å bruke et regneark til bokføringen. Bruk av et manuelt regneark stiller imidlertid mye større krav til kunnskap om hvordan bokføringen skal gjøres, og det er lettere å gjøre feil. Norsk Regnskapsstiftelse har utarbeidet en standard som omhandler bruk av tekstbehandlings- og regnskapsprogrammer i bokføringen (NBS 6). Det kan være lurt at du setter deg inn i denne før du eventuelt velger å føre regnskapet i et regneark.

NBS 6 - bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer

 

Systematisering av bilag

Du må ha et system for å oppbevare og ta vare på bilagene. Det finnes mange måter å systematisere bilagene på. Det vil være ulike behov fra virksomhet til virksomhet. Du må se hva som vil være mest hensiktsmessig for deg. På bilagene må du påføre en henvisning til hvor i regnskapet bilaget er bokført. Dagens teknologi åpner også for mange alternative måter å systematisere på, og i de fleste tilfeller vil du kunne kaste papirbilagene hvis du skanner dem og oppbevarer disse elektronisk. Har du en regnskapsfører avtaler du med vedkommende hvordan du skal systematisere bilagene.

For de aller fleste små bedrifter er det greit å systematisere bilagene i en perm med skillekort for å skille ut ulike bilagstyper.

Eksempel på bilagstyper: 

  • Utgående faktura (salgsdokumentasjon)
  • Kasseoppgjør (ved kontantsalg) 
  • Bankbilag 
  • Inngående faktura (kjøpsdokumentasjon) 
  • Diverse bilag

 

Gjør det til en vane å sortere bilagene så snart du får dem. På den måten har du kontroll og oversikt slik at det blir enkelt å bokføre når du eller regnskapsfører skal gjøre det. Husk også at bilagene er verdipapirer. En faktura for et kjøp du har gjort i tilknytning til bedriften er med på å redusere skattegrunnlaget.

Når bilagene er systematisert, vil regnskapsføringen være enklere og mindre tidkrevende. Dette vil redusere prisen du må betale for tjenesten hvis du har en ekstern regnskapsfører.

Sender du faktura eller betaler kunden kontant?

Det stilles strenge krav til salgsdokumentasjon. Det er derfor viktig å avklare tidlig hva ditt behov er slik at du er klar til å sende faktura eller ta imot kontant betaling så snart du starter opp. Det stilles ulike krav til dokumentasjon om du skal selge kontant eller om du selger på kreditt (sender faktura).

Kontantsalg

Selger du kontant må du ha et kassaapparat eller et program som tilfredsstiller kravene i bokføringsreglene. Kontantsalg er definert som salg der kjøperen betaler for varen når den mottas. Dette gjelder både når betalingen skjer i form av kontanter, bankkort eller ulike betalingsløsninger på mobil.

Faktura

Selger du på kreditt er det klare krav til hva som kreves av informasjon på en faktura. Det er blant annet krav om at en faktura skal ha et fakturanummer som tildeles automatisk i et program. Alternativ må du få trykket opp blanketter på et trykkeri, der fakturablanketten inneholder fortløpende fakturanummer samt foretakets fulle navn, adresse og organisasjonsnummer.

Når kunden ikke betaler

Jo tidligere du er ute med å purre, jo større er sjansen for å få inn pengene. Det er viktig at du følger de formelle reglene ved purring og inkasso slik at det ubetalte kravet blir korrekt fulgt opp. Ønsker du for eksempel å kreve inn purregebyr kan du tidligst gjøre dette 14 dager etter forfall.

MVA-rapportering

Er du mva-pliktig skal du levere mva-melding til myndighetene hver annen måned (terminvis). Når du har vært mva-registrert i et år, kan du søke om årlig innlevering dersom omsetningen din er under 1 million kroner.

Uttak til innehaver/eier

For innehaver/eier er det ulike måter å ta ut midler fra bedriften på, avhengig av organisasjonsform.

I enkeltpersonforetak kan du selv bestemme hvor mye/lite du vil ta ut til eget forbruk. Du skatter av overskuddet i bedriften uansett.

I et aksjeselskap er du som eier ansatt i bedriften på lik linje med andre arbeidstakere. Aksjeselskapet har arbeidsgiveransvar for deg. Du mottar lønn samtidig som du opparbeider pensjonspoeng og sykepenge- og dagpengerettigheter (sosiale rettigheter).

Som eier kan du velge å ikke være ansatt i bedriften. Utbetalingen fra aksjeselskapet til eieren kan også skje som utbytte. Du opparbeider deg imidlertid ikke sosiale rettigheter av det som utbetales som utbytte.

Lønn

For mange etablerere kommer den store omleggingen i regnskapsrutinene den dagen de ansetter noen. Det er et omfattende regelverk å forholde seg til i forbindelse med ansettelser og utbetaling av lønn. Mange velger nå å sette regnskapet ut til en regnskapsfører, eventuelt la regnskapsfører ta seg av lønnskjøringen.

Avskrivning

Foretar du større investeringer i bedriften kan det hende at disse skal avskrives over tid. Det er du som må gjøre vurderingen i forhold til om investeringen skal avskrives, eller om du kan kostnadsføre investeringen i sin helhet med en gang. Skattemessig er det gitt klare regler for når en investering skal avskrives; når den er ment til å brukes i mer enn tre år og har en kostpris på mer enn 15 000 kroner inkludert merverdiavgift.

Når du avskriver en eiendel betyr det i praksis at du fradragsfører verdifallet på eiendelen etter hvert som den brukes og slites.

Avslutning av regnskapet

Når regnskapsåret er over skal regnskapet avsluttes. Før du avslutter må du sørge for å få med alle kostnader og inntekter som skal være med i perioden. Dette kalles for periodisering eller tidfesting. Driver du varehandel må du foreta varetelling slik at varekostnaden for perioden blir korrekt.

Du skal dokumentere alle balanseposter av betydning. Det vil si at du må vise hva som ligger bak hver enkel saldo i balanseregnskapet ditt. Eksempelvis skal saldoen i regnskapet stemme med kontoutskriften fra banken.

Skattemelding (tidligere selvangivelse)

Alle næringsdrivende som er skattepliktig må sende inn skattemelding. Personlig næringsdrivende og deltakere i ansvarlige selskap sender inn "Skattemelding for næringsdrivende" (RF-1030). Aksjeselskaper, samvirkeforetak og andre upersonlige skattytere skal sende inn "Skattemelding for aksjeselskap mv." (RF-1028).

Årsregnskap

I tillegg til å sende inn skattemelding til Skatteetaten må alle som er regnskapspliktige også sende inn årsregnskap til Regnskapsregisteret. Siste frist for innsending er 31. juli for bedrifter som avslutter regnskapet per 31.12.

Brønnøysundregistrene om regnskapsplikt

 

Må jeg har revisor?

I utgangspunktet har alle regnskapspliktige selskaper med over 5 millioner kroner i omsetning plikt til å ha revisor. Det finnes imidlertid en del unntak. Enkeltpersonforetak er normalt kun bokføringspliktig og trenger ikke revisor.

Ønsker du å lære mer?

Skatteetaten arrangerer kurs tilpasset deg som nettopp har startet bedrift. Kursene arrangeres over hele landet og er gratis. Her får du lære mer om: Regnskap, forskuddsskatt, skattemelding, fradragsrett, merverdiavgift, mva-melding og elektronisk innlevering.

Kurs for nye næringsdrivende
Fant du det du lette etter?

Takk for tilbakemeldingen.

Åpne kontaktskjema