Lønn (dette må du vite)

For mange kommer den store omleggingen i regnskapsrutinene den dagen de ansetter noen. Regelverket i forbindelse med ansettelser og utbetaling av lønn er omfattende. Mange velger nå å sette regnskapet ut til en regnskapsfører, eventuelt la regnskapsfører ta seg av lønnskjøringen.


Å føre et lønnsregnskap kan fort bli komplisert dersom du ikke har kontroll på hvordan dette skal bokføres. Velger du å gjøre det selv, vil et lønnssystem være til god hjelp. Det finnes mange ulike lønnssystemer tilpasset ulike behov. Felles for de fleste er at de er bygd opp på en slik måte at for eksempel feriepenger og arbeidsgiveravgift beregnes automatisk, a-meldingen kan sendes inn direkte via lønnssystemet, og du får ferdige lister som viser hvilke regnskapskonti du skal bokføre de ulike transaksjonene på. Har du samme lønns- og regnskapssystem bokføres transaksjonene ofte automatisk.

Dersom du velger å gjøre det selv må du minst ha oversikt over følgende:

Skattetrekk/Forskuddstrekk

Som arbeidsgiver må du trekke skatt av lønnen du utbetaler til dine ansatte. Hvor mye du skal trekke finner du i lønnstakerens skattekort.

Feriepenger

Du må også beregne og sette av feriepenger av lønn og annet arbeidsvederlag i regnskapet ditt. Etter ferieloven har ansatte krav på 4 uker og 1 dag ferie. Arbeidstakere over 60 år har rett til en uke ekstra ferie. Feriepengene utgjør da 10,2 % av feriepengegrunnlaget. For arbeidstakere over 60 år er satsen 12,5 %.

Hvis dere er omfattet av tariff - eller annen avtale som gir en femte ferieuke - er den ordinære satsen 12 % (14,3 % for arbeidstakere over 60 år).

Feriepengene skal vises som en gjeldspost i regnskapet ditt.

Arbeidsgiveravgift

Når du har ansatte må du beregne og betale arbeidsgiveravgift av lønn og annen godtgjørelse som utbetales. Husk at du også må beregne og bokføre arbeidsgiveravgift av feriepengene.

Reiseregning

Hvis du har ansatte som reiser i forbindelse med arbeidet, må dere bli enige om hvordan dette skal godtgjøres. Det er i utgangspunktet fritt frem for deg og arbeidstakeren å avtale hvordan reise- og diettkostnader skal dekkes. Det er imidlertid mange som avtaler å følge statens reiseregulativ. Utbetalinger etter statens reiseregulativ kan i utgangspunktet legges til grunn som skattefritt for mottaker. På reiser innenlands må det i en skattemessig sammenheng imidlertid avgrenses mot reiseoppdrag som gjøres som del av den ansattes ordinære arbeid. Eventuell godtgjørelse utbetalt for slike reiser vil være skattepliktig for mottaker.

Naturalytelser

Med naturalytelser i arbeidsforhold menes goder arbeidstakeren mottar i annet enn penger fra sin arbeidsgiver. Noen kaller det også for frynsegoder. Firmabil og fri telefon/internett er naturalytelser. Det samme vil et rimelig lån fra arbeidsgiver være.

Naturalytelser er som hovedregel skattepliktig for mottakeren, men det finnes enkelte ytelser som er skattefri.

Telefon/internett

Dekker du telefon og/eller internett som den ansatte også kan bruke privat, må dette innberettes som en skattemessig fordel. Det brukes en sjablongregel for beskatning av fordel ved bruk av alle former for elektroniske kommunikasjonstjenester (EKOM-tjenester). Maksimal skattepliktig fordel er på kr 4.392,- .

Disse opplysningene må du innberette sammen med lønnen.

Firmabil

Har du ansatte som bruker en bil som eies eller leases av selskapet til privat bruk, skal fordelen av dette innberettes som lønnsinntekt og den ansatte skal betale skatt av dette. Det skal ikke mye privat bruk til av en bil før beskatning utløses. Du bør derfor sette deg godt inn i reglene for dette før du tillater at de ansatte bruker en firmabil til privat bruk.

A-melding

Når du betaler ut lønn, kontantytelser, naturalytelser eller utgiftsgodtgjørelser må du også levere a-melding til myndighetene. Har du trukket forskuddstrekk skal også dette rapporteres i a-meldingen. Du skal rapportere innen den 5. i måneden etter utbetalingen. Det er utbetalingstidspunktet som styrer når du skal rapportere.

Betaling av skattetrekk og arbeidsgiveravgift

Skatt du har trukket av de ansattes lønn og beregnet arbeidsgiveravgift skal betales til myndighetene seks ganger i året. Når du leverer a-melding får du en tilbakemelding i Altinn (eventuelt direkte i lønnssystemet) med informasjon om beløp, kontonummer, kid og hvilken skatteoppkrever du skal betale til.

Utleggstrekk

Hvis du har en ansatt som pådrar seg gjeld eller andre pengekrav som personen ikke betaler, kan du som arbeidsgiver bli pålagt å trekke vedkommende i lønn. Dette kalles utleggstrekk. Du får tydelig beskjed om hvor mye du skal trekke og til hvem du skal betale. Det er kun offentlige myndigheter som kan pålegge trekk i den ansattes lønn.

Informasjon om utleggstrekk

 

Årlig sammenstilling

Ved årets slutt må du som arbeidsgiver utarbeide og sende ut en sammenstilling som viser hvilke opplysninger du har innrapportert på hver enkelt.

Fant du det du lette etter?

Takk for tilbakemeldingen.

Åpne kontaktskjema